会議の記録を手書きする方法。練習と実践あるのみ。

筆記用具

以前と比べるとパソコンの普及で字を書くという機会が少なくなりました。

元勤め先で習得した、会議の記録を頭の中の整理しながら手書きする方法をご紹介していきます。

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元勤め先の会議の記録担当

会議室

私は、以前勤めていた会社で会議の記録をつける担当をしていました。

会議の記録といっても箇条書きではなく、会議での会話の内容を誰が何を発言したかをすべて手書きするという、なかなかハードな仕事でした。

少し特殊な方法なので最初の頃は聞き逃すことが多く、耳と頭と手がついていかず困りましたが、2~3回すると慣れてコツがわかってきました。

ちなみに、勤務先だった会社はボイスレコーダーを購入するかパソコンで打つという選択肢はなかったようでした。

元勤め先は、諸事情により倒産してしまいましたが、会議の記録担当をやってみないとわからないことがたくさんあり、良い経験になったと思います。

長時間の会話などを書き写すときのヒントになればと思います。

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会議の内容を手書きで記録する方法

ファイル

会議が始まる前はできるだけ早めに席に着き自分自身に『今から会議が始まる』というスイッチを入れておきます。

集中力アップのためには、このスイッチが意外と重要です。

そして、机の上には必要な筆記用具頭の中には字が書ける紙テープ書類ケースかファイルのような入れ物をいくつか用意しておきます。

私は、この書類ケースを3つ程用意していました。

会議が始まったら、初めは用意しておいたルーズリーフに一言一句逃さぬよう書き写していきます。

速記ではないので、会議が過熱すればするほど会話の速度と私の書き写しの速度が一致しなくなります。

そこへ、先ほど頭の中に用意しておいた紙テープに会議の会話を記憶させて書類ケースに入れていきます。

(会議序盤) 聞きながら書き写す⇒(会議中盤~) 聞いた内容を頭の中の紙テープに記憶しながら時系列に引き出して書き写すの繰り返しです。    

つまり、現在の会議の内容を頭の中の紙テープに記憶させていきながら、頭の中の紙テープから少し前の内容を書き写すのです。

私にとっては、このタイムラグが発生した時が一番プレッシャーを感じる作業でした。

頭の中の書類ケースは、ルーズリーフへの書き写しが終わった時点で次の作業のために空にしておきます。

…という人力と空想(!?)のやり方なのでエネルギーはかなり使いますが、数をこなせば慣れてきます。

普段の業務の後で集中力をかき集めて使うので、会議が終了するとすごく空腹を感じます。

ただ、現在の私はもう何年もこのやり方を実践していないので、今やろうと思っても難しいかもしれません。

速く字を書く自信がある方、又は早く字を書く練習をしたい方には良い訓練になると思います。

また、年齢が若い方や頭の回転が速い方は早くコツをつかむことができると思います。

会話を紙に書き写すという作業は、少し特殊でコツが必要だと思いますが、ここで紹介したやり方を参考にしていただけると嬉しいです。

元勤め先では、上司が私一人では大変だろうと同僚にも私と同じように会議の議事録を依頼したのですが、彼女は最初から手も足も出ず、会議が終わってみたらルーズリーフには何も書けなかったそうです。

そのため、担当を替わってもらえれば負担が軽くなるので助かると思っていましたが、会議の記録担当は再び私に戻ってきたということがありましたが、彼女はコツをつかむ前にあきらめてしまっただけだと思います。

もし、手書きの会議の記録担当になったら、テレビやラジオで練習すると徐々に慣れてきます。

内容にもよりますが、ニュースはドラマと比べると話す速度がややゆっくりなので、ニュースなどのゆっくり話す番組から始めるのがおすすめです。

慣れてきたら、ドラマやバラエティ、家族同士の会話などで練習すると本番で良い結果が出せると思います。

手書きなので、文字が通常よりも雑になることがありますが、それはほとんどの方がそうだと思います。

会社によって、扱っている製品や商品、専門用語など様々ですが、何度も書いているうちに隠語を使ったりして次第に慣れてきます。

また、ひらがなよりもカタカナ略した漢字のほうが早く書けることがあります。

何度も練習・実践するとコツをつかむことができます。

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まとめ

リラックスとストレス

会議の内容を一言一句逃さずに書き写していた頃は必死だったのですが、今は『やるね~』と過去の自分をほめてあげたい気分です。

元勤め先は、地元でも有名なブラック企業でした。

そのため、上司は自分にできないことを部下にさせるというのが日常的だったので、仕事内容もどこか特殊な印象がありました。

私にとって会議の記録担当はたくさんある業務の中の一つというとらえ方だったので、いくらかハードルが低かったように感じます。

会社との闘いや上司からのプレッシャーを感じながら実践すると余計に疲れると思うので、できれば気持ちにゆとりをもって実践することをおすすめします。

参考になれば幸いです。

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